Barion Pixel
ホームページ / ラーニングセンター / 中央文書アーカイブの利用
中央文書アーカイブの利用
中央文書アーカイブは、すべての法的文書を安全に一箇所に収集できるインテリジェントな記録管理システムです。高度な検索機能により、あらゆる文書を数秒で見つけられます。 アーカイブインターフェースは「マイ契約」メニューからアクセス可能で、直感的な名称です。契約はステータス別に管理され、未署名者・処理の滞り箇所・文書閲覧者を確認できるほか、主要なプロセスを自動化します。
ステップ

契約管理メニューで「マイ契約」を選択すると、中央アーカイブインターフェースが開きます。

ステップ

契約管理インターフェースは、文書を自動的に4つの動的セクションに分類し、各案件の進捗状況を追跡しやすくします。各セクションは視覚的な区別を容易にするため色分けされています。

ステップ
下書き：ここで、作成を開始したがまだ記入を完了していない未完成の契約書を確認できます。下書きが存在しない場合、ワークスペースを整理するためこのセクションは非表示になります。
ステップ
保留中の受諾：このセクションには、他者から受信したがまだ受諾していない文書が含まれます。項目が存在する場合にのみ表示されます。
ステップ
署名待ち契約書：このセクションには、署名待ちの全書類が一覧表示されます。これにより、ご自身または取引先による対応が必要な書類を即座に確認できます。
ステップ
署名済み契約書：このセクションには、全当事者による署名済みの最終合意書が保管されます。
ステップ
メール追跡機能では、送信した契約通知のうち、バウンスした通知、配信された通知、受信者によって開封された通知をリアルタイムで確認できます。これにより、配信の問題を即座に特定したり、契約書がいつ閲覧されたかを確認したりできるため、コミュニケーションをより効果的に管理できます。
ステップ

コメントアイコンが付いた文書にはフィードバックのメモがあります。アイコンをクリックすると、その契約書に関連するコメントがすぐに開きます。

ステップ
契約に独自の内部カスタムステータスを割り当て、検索結果でそれらをフィルターできます。これにより、内部ワークフローを正確に追跡・管理できます。
ステップ
リストビューで契約を右クリックすると、コンテキストメニューが開き、主要な操作（表示、コピー、編集、削除）に素早くアクセスできます。これにより、文書自体を開かずに一般的なタスクを実行できます。
ステップ
高速なフリーテキスト検索バーでは、任意のキーワードやフレーズを入力すると、システムが即座にタイトル、コンテンツ、またはパートナーデータから一致する結果を表示します。詳細検索を開くと、フィルタリングと表示オプションが拡張され、テンプレート、ステータス、日付範囲、内部ラベル、またはリンクされたアカウントで結果を絞り込むことができます。
ステップ

右下隅に表示されるフローティングクイックアクションメニューでは、ワンクリックで新規契約を開始できます。これによりテンプレートに即座にアクセスでき、ドロップダウンメニューを操作することなく文書作成を開始できます。